El correo electrónico: ventajas y riesgos (17 junio 2003)

Enrique Sueiro
Diario de Noticias, 17 junio 2003

Aunque la informática es un artículo de lujo para la inmensa mayoría de la humanidad, cada vez somos más quienes nos comunicamos por correo electrónico (e-mail). Por si resulta útil, sugiero algunas ideas que, en ningún caso, pretenden ser originales ni científicas ni completas. Entre las muchas matizaciones que caben, figura la distinción entre mensajes profesionales y personales. Las siguientes sugerencias se aplican más al ámbito laboral.

Atraer desde el principio.

Conviene escribir siempre algo en el apartado “asunto”, por varias razones: es un elemento informativo, permite agrupar el mensaje con otros del mismo tema y -muy importante- puede ser un buen anzuelo para que lean rápidamente nuestro envío. Si además de informar, resulta atractivo, aún mejor. No es lo mismo recibir un correo cuyo título diga ‘Modificaciones en el presupuesto para el año 2003’ que ‘Aumento de sueldo’. Tan negativo como un título aburrido es el que resulta exagerado. ‘Notición’ o ‘Buenísimas noticias’ deben encabezar mensajes que realmente el destinatario puede catalogar así. De lo contrario, cada vez que reciba un mensaje con semejante asunto, como primera medida, devaluará la importancia que el emisor le concede. Una vez más, la clave de la comunicación no radica tanto en lo que uno dice como en lo que el otro entiende.

Revisar la ortografía y la ‘caligrafía’.

En principio, se agradece mucho que los mensajes se adecuen a la ortografía propia del idioma empleado. El corrector ortográfico del programa puede ser útil... y también cómplice de nuestros errores. Según el trabajo y cargo de quien escribe, descuidar este aspecto merma su credibilidad profesional. En el apartado de caligrafía incluyo otros detalles formales menores que -precisamente por ser detalles, formales y menores- pueden llegar a constituir lo diferencial de nuestra comunicación. En este epígrafe entran la adecuada puntuación (comas y puntos), los acentos y las erratas. No es lo mismo inicuo que inocuo ni desempeñar que desempañar. No es lo mismo.

Abreviar y precisar.

En general, quienes reciben muchos mensajes en su ordenador prefieren la brevedad, claridad y precisión. La primera porque ya se sabe que lo breve... La segunda porque fastidia perder tiempo en aclarar confusiones o ambigüedades. Por su parte, la precisión añade eficacia: la exactitud soluciona algunos problemas, evita otros y ahorra esfuerzos innecesarios. A veces, conviene redactar los mensajes con algún tipo de orden (lógico, cronológico, etc.).

Repensar antes y revisar después.

Determinados temas reclaman una comunicación personal, otros pueden resolverse con una llamada telefónica y los hay que piden un escrito. Optar por el mejor medio en cada caso no siempre es fácil. Tom y Nancy Flynn (Correo electrónico: cómo escribir mensajes eficaces, The Sunday Times) aconsejan que “como norma, dé las malas noticias por teléfono o en persona. Esto le da la oportunidad de acompañar su mensaje con expresiones faciales apropiadas, lenguaje corporal e inflexiones de la voz”. Lo ideal es repensar antes de enviar. Una vez mandados, aunque lo enviado enviado está, compensa releer los correos especiales. No será la primera vez que comprobaremos que, no sólo nos hemos equivocado en el contenido, sino también en el destinatario. A falta de previsión, ser conscientes del doble error (a posteriori, claro) atenúa la equivocación y nos permite rectificar.

Identificarse con claridad.

Cuesta poco y ayuda mucho añadir al final del mensaje una firma que nos identifique claramente: nombre, apellidos, departamento, empresa, etc. También compensa incluir un teléfono de contacto.

Elegir bien a los destinatarios.

Realizados con tino, los envíos a varias personas facilitan la comunicación interna en un colectivo porque, con frecuencia, los demás también necesitan saber. Por el contrario, cuando el envío múltiple no se ha pensado bien, se fomenta la confusión y el innecesario tráfico de mensajes cruzados. Esto ocurre, por ejemplo, cuando un superior pide a varios colaboradores que uno de ellos se ocupe de una determinada tarea. Si no lo especifica, les obliga a ponerse de acuerdo entre ellos y, además, a comunicarlo finalmente al emisor. En estos casos, una regla podría ser enviar un mensaje a varios en el que se pide a uno que se ocupe del asunto. Así, todos saben que tal persona se encarga del tema, empezando por el propio implicado. Además, este sistema favorece la ayuda mutua, ya que los otros pueden aportar sugerencias a la persona indicada. Son algunas de las muchas ventajas de la comunicación.

Usar direcciones ajenas con discreción.

En principio, no parece aconsejable enviar mensajes a personas que no se conocen entre sí y en cuya cabecera figuran explícitamente las respectivas direcciones. Supongo que no soy el único que, al recibir un mensaje, repasa la identidad de los otros destinatarios. Para velar por esta discreción basta con ocultar esa lista.

Ser o no ser ‘e-dependent’.

Hay personas que llegan a enviar mensajes sólo para poder recibir alguno, aunque sea de respuesta. Como todo lo bueno -y el correo electrónico es buenísimo-, un uso desequilibrado puede convertir la bondad de la comunicación en patología. En determinados trabajos, ver en todo momento los nuevos mensajes que van llegando a la pantalla del propio ordenador puede conducirnos a una ansiedad inútil y, además, poco saludable. La película ‘Tienes un e-mail’ apunta algunas situaciones ilustrativas, personificadas en Meg Ryan y Tom Hanks. Ella paladea “esas maravillosas palabras: tienes un e-mail”. Él también experimenta la misma sensación: “Qué palabras tan poderosas”. Quizá, en ocasiones, conviene cerrar temporalmente el programa de correo. Los dependientes electrónicos o e-dependents más compulsivos podrían empezar por una desconexión de una hora al día. Comprobarán que es posible. Y si no lo es, algo importante falla.

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